Convocation entretien RH : les points-clés
- Une convocation entretien RH ne recouvre pas une seule réalité juridique : elle peut concerner un recrutement, l'entretien professionnel obligatoire tous les deux ans, ou un entretien préalable à sanction ou licenciement, chacun avec ses propres règles de forme et de délai.
- Cet article détaille ce que doit contenir une convocation entretien RH selon la situation, le délai minimal à respecter avant la tenue de l'entretien, et surtout le mode d'envoi requis ou recommandé pour chaque cas : simple courrier, remise en main propre, ou lettre recommandée avec accusé de réception.
- Vous y trouverez un modèle de convocation prêt à adapter, ainsi qu'un outil de calcul du délai minimal applicable à l'entretien préalable disciplinaire.
- L'objectif est de vous permettre d'envoyer une convocation entretien RH conforme, sans risquer un vice de procédure.
Une convocation entretien RH peut recouvrir quatre situations bien différentes
Le terme convocation entretien RH regroupe en réalité quatre cas de figure aux règles distinctes.
- L'entretien d'embauche : convocation informelle, aucune obligation légale de formalisme, mais elle doit préciser date, lieu ou lien de visioconférence et personnes présentes.
- L'entretien professionnel obligatoire : rendez-vous biennal fixé par l'article L6315-1 du Code du travail, sans délai légal de convocation imposé, mais un délai raisonnable est recommandé pour permettre au salarié de s'y préparer.
- L'entretien préalable disciplinaire ou de licenciement : strictement encadré par l'article L1232-2 du Code du travail, avec un délai minimal obligatoire et un formalisme écrit précis.
- L'entretien de mise au point ou de rupture conventionnelle : convocation généralement informelle en amont, mais qui débouche sur un formalisme écrit dès lors qu'un acte juridique en découle.
Si votre convocation concerne spécifiquement un entretien préalable à un licenciement, notre guide détaille les droits du salarié et la procédure à suivre pas à pas :
Que faire avec une lettre de convocation à un entretien préalable à un licenciement ?
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Mis en ligne le : 21 janvier 2025 I Temps de lecture : 4 minutes 30s
Que doit contenir une convocation entretien RH pour être valable ?
Une convocation entretien RH valable doit toujours indiquer la date, l'heure et le lieu de l'entretien, l'objet de la réunion, et l'identité de la personne qui recevra le salarié.
Pour un entretien préalable disciplinaire, deux mentions supplémentaires sont obligatoires : la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise, ou par un conseiller extérieur en l'absence de représentation du personnel, ainsi que la mention explicite qu'une sanction, pouvant aller jusqu'au licenciement, est envisagée.
Est-il légal de convoquer un salarié à un entretien RH sans motif ?
Oui, pour un entretien professionnel classique ou un entretien d'embauche, aucun motif détaillé n'est légalement exigé. En revanche, pour un entretien préalable disciplinaire, la convocation doit obligatoirement mentionner qu'une sanction est envisagée, sans quoi la procédure peut être contestée devant le conseil de prud'hommes.
L'article L1232-2 du Code du travail encadre précisément l'entretien préalable au licenciement : l'employeur doit remettre la convocation en main propre contre décharge, ou l'envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Aucune de ces deux formes n'est laissée au libre choix informel de l'employeur, contrairement à l'entretien professionnel ou à l'entretien d'embauche.
Quel délai respecter pour une convocation entretien RH ?
Le délai à respecter dépend directement du type d'entretien.
- Entretien d'embauche : aucun délai légal, mais un délai de prévenance de 3 à 5 jours ouvrés est un usage courant et respectueux du candidat.
- Entretien professionnel obligatoire : aucun délai légal fixe ; un préavis de 10 à 15 jours calendaires est généralement recommandé en pratique RH.
- Entretien préalable disciplinaire ou de licenciement : délai minimal légal de 5 jours ouvrables entre la présentation de la convocation et la tenue de l'entretien, conformément à l'article L1232-2 du Code du travail. Le jour de présentation ne compte pas dans le délai, et le délai commence à courir le lendemain.
Utilisez l'outil ci-dessous pour calculer directement la date la plus proche à laquelle l'entretien préalable peut légalement se tenir, à partir de la date de présentation de votre convocation.
Calculateur de délai de convocation à un entretien préalable
Indiquez la date de première présentation de la convocation : nous calculons la date la plus proche à laquelle l'entretien préalable peut légalement se tenir.
Pour l'entretien préalable disciplinaire, c'est la date de première présentation du recommandé qui fait courir le délai, pas la date d'envoi ni la date de signature.
Convocation entretien RH : simple courrier ou recommandé ?
Seul l'entretien préalable disciplinaire ou de licenciement impose légalement un écrit remis en main propre contre décharge ou envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception. Pour l'entretien professionnel ou l'entretien d'embauche, un courrier simple ou un email suffit juridiquement, mais le recommandé reste conseillé dès que la convocation peut avoir des conséquences contentieuses.
Pour un service RH, tracer la date de présentation d'une convocation évite toute contestation ultérieure sur le respect du délai. Avec l'abonnement Lettre24+ Entreprise (49 € HT/mois, -50 % sur tous les envois), une lettre recommandée avec accusé de réception revient à 4,90 €, contre 8,60 € à 10 € TTC au guichet de La Poste, avec un dépôt le jour même si la commande est passée avant 17 h les jours ouvrés.
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Modèle de lettre de convocation à un entretien RH
Société Dumontel Industries
14 rue des Tanneurs, 69003 Lyon
Fait à Lyon, le 12 septembre 2026
Madame Élise Fournier
8 avenue du Parc, 69006 Lyon
Objet : Convocation à un entretien professionnel
Madame,
Conformément aux dispositions légales relatives à l'entretien professionnel, nous vous convoquons à un entretien qui se tiendra le 29 septembre 2026 à 10 h, dans nos locaux du 14 rue des Tanneurs à Lyon, en présence de votre responsable hiérarchique et d'un représentant du service Ressources Humaines.
Cet entretien portera sur vos perspectives d'évolution professionnelle et vos besoins de formation pour les deux prochaines années.
Nous restons à votre disposition pour toute question préalable à cet échange.
Veuillez agréer, Madame, l'expression de nos salutations distinguées.
Le service Ressources Humaines
Société Dumontel Industries
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Mis en ligne le : 17 septembre 2026 I Temps de lecture : 4 minutes 40s
Ce qu'il faut retenir
- Une convocation entretien RH couvre quatre situations distinctes : recrutement, entretien professionnel, entretien préalable disciplinaire, entretien de rupture.
- Seul l'entretien préalable disciplinaire ou de licenciement impose un écrit formel : remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception.
- Le délai minimal légal pour un entretien préalable est de 5 jours ouvrables après la première présentation de la convocation, selon l'article L1232-2 du Code du travail.
- En 2026, une LRAR avec l'abonnement Lettre24+ coûte 4,90 €, contre 8,60 € à 10 € TTC au guichet de La Poste.
- Pour l'entretien professionnel et l'entretien d'embauche, aucun délai légal n'est fixé, mais un préavis de 10 à 15 jours est une bonne pratique RH.
