Quand les entreprises doivent envoyer des courriers importants, tels que des contrats, factures, ou d’autres documents officiels et confidentiels, il est indispensable qu’ils parviennent à leur destination en toute sécurité et dans le délai indiqué. Les lettres suivies et recommandées sont des moyens efficaces afin de garantir la livraison des courriers importants, en même temps elles contribuent également à l’expérience et à la satisfaction clientèles.
La lettre suivie
Une lettre suivie est un service proposé par La Poste qui permet à l’expéditeur de suivre l’acheminement et la distribution d’une lettre en temps réel. En général, les envois sont distribués en 48 heures. Ce mode de livraison ne nécessite pas de signature de la part du destinataire lors de sa livraison. Avec le code de suivi unique, tant l’expéditeur que le destinataire ont la possibilité de suivre l’acheminement de sa lettre / coli.
La lettre recommandée
La lettre recommandée est un service particulier offert par La poste qui a des caractéristiques spécifiques par rapport à la lettre suivie. A part la possibilité de suivre l’acheminement de la lettre, ceux qui optent pour envoyer les lettres en recommandé bénéficient de plusieurs services additionnels. Avec la lettre recommandée vient une preuve juridique qui atteste qu’elle avait bien été envoyée à telle personne, et qu'elle avait été reçue à telle date précise par telle personne. Ce document s’appelle l’accusé de réception et il atteste de la réception effective de l’envoi par le destinataire. Grâce aux avancées technologiques les documents peuvent être également envoyés en ligne ayant la même valeur juridique que les envois au format papier. Si vous êtes intéressé, cliquez ici pour lire notre article sur la valeur juridique de la LRE.
Les avantages des lettres suivies pour les entreprises
Lorsqu'une entreprise envoie une lettre importante et/ou confidentielle, il est indispensable de s’assurer qu’elle arrive à son destinataire en temps. Voici quelques avantages:
- Réduction des délais et des retards:Les lettres suivies et recommandées sont livrées plus rapidement que les lettres ordinaires. Cela permet aux entreprises de s’assurer que leurs documents importants arrivent à leur destinataire dans les délais strictes.
- Garantie de livraison:Avec l’option de suivre l’acheminement de la lettre et l’avis de réception (AR), ils savent exactement quand la lettre arrive à la destination indiquée. L’AR permet également de garantir que le courrier soit bien pris par le destinataire, ou dans le cas contraire, savoir qui a reçu le document et prendre les démarches nécessaires.
- Réduction de pertes:Les lettres avec un numéro de suivi sont plus difficiles à perdre que les lettres ordinaires.
Maintenant voyons comment les clients peuvent profiter de ces types de correspondances suivies:
- Possibilité de suivre l’envoi:Similairement aux entreprises, les clients ont également l’option de suivre leurs lettres avec le numéro qu’ils avaient reçu.
- Tranquillité d’esprit:Les clients ont la garantie que leur courrier précieux arrivera à sa destination en temps, ils ne doivent pas ainsi se soucier de la livraison effective.
- Satisfaction clientèle: Cela montre aux clients que l’entreprise se soucie de la qualité des services et de l’expérience clientèle. Par conséquent, les clients peuvent se sentir ainsi plus en confiance et satisfait de l’entreprise.
